NF-e do fornecedor: por que digitar nota à mão custa mais caro do que parece

Chega a mercadoria e chega a nota. Em muita loja, o que acontece depois é uma pessoa sentada digitando item por item num sistema: descrição, quantidade, valor. Meia hora, uma hora, às vezes uma tarde inteira por semana.

O trabalho é chato, mas não é esse o pior prejuízo.

O arquivo já tem tudo

A nota eletrônica não é o papel que veio na caixa. O papel é só um resumo impresso. O documento de verdade é um arquivo XML, e ele chega pelo e-mail do fornecedor ou pode ser baixado com a chave de acesso. Dentro dele está, por item:

• o produto, com descrição e código do fornecedor
• a quantidade e a unidade
• o valor unitário e o total
• o NCM, que é a classificação fiscal do produto
• o código de barras, quando o fornecedor preenche
• impostos, frete, desconto e outras despesas da nota

Tudo o que a pessoa está digitando já estava escrito ali.

O prejuízo que ninguém contabiliza: o custo errado

Digitação tem erro, e erro de custo não fica parado. Ele contamina a margem de toda venda seguinte daquele produto, os relatórios do mês, a decisão de preço e a de promoção. Você acha que ganha 20% e ganha 12%, por causa de um dígito trocado três semanas atrás.

Pior ainda é o custo que ninguém atualiza. Se a mercadoria subiu de preço na última compra e o cadastro continua com o valor antigo, o sistema segue dizendo que a margem está ótima enquanto ela encolhe.

Custo de compra não é só o valor do item

Aqui mora uma sutileza que muda o número. Dependendo do seu regime tributário, entram na formação do custo coisas como frete, seguro, outras despesas e a parte dos impostos que você não recupera. Uma loja do Simples e uma do regime normal calculam o custo do MESMO item de formas diferentes, e é isso que o contador quer dizer quando fala em crédito de imposto.

O que não pode acontecer é cada um fazer de um jeito: se a regra do custo muda de pessoa para pessoa, os relatórios da loja deixam de significar qualquer coisa.

O caminho curto

Importar o XML resolve as três coisas de uma vez: entra o estoque, atualiza o custo do produto e nasce a conta a pagar do fornecedor. A digitação some, e junto com ela some o erro de digitação.

Dois cuidados que valem a pena:

• Confira antes de lançar. A nota deve esperar a sua conferência; estoque que entra sozinho no meio da conferência vira diferença de inventário.
• Casamento de produto. Da primeira vez, é preciso dizer qual item do fornecedor é qual produto seu. Feito uma vez, as próximas notas daquele fornecedor entram sozinhas.

Guardar a nota também é obrigação

O XML precisa ser guardado pelo prazo que a legislação exige, e o PDF impresso não substitui o arquivo. Guardar em pasta de e-mail é a forma mais comum de perder documento fiscal: quando o contador pedir, ninguém acha.

Resumo para quem tem pressa

Se a sua loja recebe mais de cinco notas por semana, digitar nota é o processo mais caro que você mantém sem perceber. O arquivo já veio pronto: o trabalho é conferir, não redigitar.